Arhivă documente contabile: Cum să îți organizezi și să îți păstrezi documentele contabile în siguranță și conform legii

Toate documentele contabile trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp (cinci ani de obicei). Documentele contabile pe care o firmă sau o companie trebuie să le păstreze și să le arhiveze sunt registrul general, registrele jurnal de încasări și plăți, registrul de inventar, bilanțul, facturile și ordinele de achiziție, documentele fiscale, extrasele de cont, etc. Dacă o firmă nu detine arhiva documentele contabile există riscul să i se respingă conturile.

De ce se păstrează și se arhivează documentele contabile?

Păstrarea și arhivarea documentelor contabile este o obligație legală. La fel ca multe alte documente, toate documentele contabile trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o serie de obiective. Spre exemplu, în cazul unui audit al conturilor de către autoritățile fiscale, prezentarea anumitor documente contabile este cea care va permite tuturor să ajungă la un acord asupra unor fapte clare. 

Aceste documente contabile sunt folosite pentru a reconstitui în orice moment istoricul contabil și fiscal al companiei. Prin urmare, lipsa lor poate fi dăunătoare. De asemenea, de remarcat este faptul că arhiva documente contabile este menită să protejeze compania și clienții acesteia. În cazul unui litigiu între cele două părți, documente precum un deviz sau o factură ar putea contribui la clarificarea responsabilităților.

Perioada legală de păstrare a documentelor contabile

Atunci când vine vorba de arhiva documente contabile, legea arhivării prevede că un număr mare de documente justificative trebuie arhivate și păstrate. Durata de păstrare a documentelor contabile variază în funcție de natura documentelor care trebuie păstrate și de obligațiile legale aferente, precum și în funcție de necesități, cum ar fi cererile a posteriori de verificare a documentelor sau în cazul unui audit.

Prin urmare, numărul de ani în care un administrator de societate trebuie să fie în măsură să furnizeze un document contabil variază în funcție de tipul de document. În conformitate cu Codul comercial, profesioniștii sunt obligați să păstreze un jurnal de operațiuni voluntar timp de șase ani de la încheierea exercițiului financiar. 

Această perioadă se prelungește la zece ani pentru documentele contabile, adică documentele bancare, statele de plată și facturile. Termenul legal de păstrare este același pentru jurnalul, registrul de inventar și registrul general, precum și pentru bilanțurile, conturile de profit și pierdere și notele întocmite la sfârșitul fiecărui exercițiu financiar. În cazul în care legislația nu prevede în mod clar acest lucru, se recomandă, de asemenea, să se păstreze certificatele de muncă și actele de proprietate, în special, „pe termen nelimitat”.

Îndosarierea și depozitarea documentelor contabile în condiții de securitate totală

Pentru o arhiva documente contabile eficientă, clasarea pe tipuri și în ordine cronologică sau alfabetică este o soluție bună. În toate cazurile, sistemul ales trebuie să fie durabil și fiabil.

În cazul în care companiile sau firmele optează pentru stocarea documentelor pe suport de hârtie, trebuie să se asigure că dispun de o încăpere cu dulapuri sau rafturi de dimensiuni adecvate și protejate de umezeală. De asemenea, acestea trebuie să fie dotate cu materiale precum dulapuri de arhivare și cutii de depozitare. Scopul este de a păstra starea documentelor contabile în timp.

Cu toate acestea, în fața costurilor de depozitare fizică, dematerializarea documentelor contabile reprezintă o alternativă atractivă pentru companii.

Documente contabile esențiale de păstrat

Toate documentele contabile produse de firme sau companii trebuie păstrate. Nimic nu trebuie să fie trecut cu vederea. Fiecare societate este obligată să țină o contabilitate periodică. Pentru a face acest lucru, este obligată să dețină o varietate de documente contabile. 

Există cele legate de conturile anuale. Acestea sunt folosite pentru a enumera toate conturile pentru anul financiar în curs. În general, conturile anuale sunt alcătuite din 3 documente:

• Bilanțul
• Contul de profit și pierdere
• Notele explicative

În gestionarea unei firme sau companii, este necesară întocmirea de registre contabile, al căror rol este de a întocmi o listă zilnică a fluxurilor financiare ale companiei. Aceasta include toți banii care intră și ies. Există două tipuri de documente în registrele contabile:

• Jurnalul contabil
• Registrul general, cunoscut și sub numele de registru contabil

Documentele contabile cel mai des întocmite includ și documente justificative. Rolul acestora este de a dovedi informațiile conținute în celelalte documente.

Arhivele virtuale vs. arhivele fizice

Una din cele mai eficiente și mai practice soluții este arhivarea virtuală a documentelor, această soluție oferă o serie de avantaje certe printre care posibilitatea de a identifica rapid actele necesare. Însă, trebuie să se țină cont și de faptul că, din cauza unor erori tehnice, documentul dorit nu se poate accesa în unele cazuri. Din acest motiv trebuie să alegeți aceste servicii nu doar din prisma unor prețuri arhivare documente, ci să țineți cont și de calitate.

Arhivarea inteligentă

Pas crucial și obligatoriu deopotrivă, arhiva documente contabile este o etapă care nu poate fi omisă atunci când vine vorba de managementul documentelor care reflectă activitatea unei companii sau afaceri, indiferent de natura acesteia. 

Digitalizarea documentelor reprezintă doar o parte din activitatea de arhivare. Înregistrarea, îndosarierea, vor avea în continuare un rol important. Arhivarea corectă are rolul de a preveni pierderea documentelor, oferă accesul rapid la documentele necesare. În cazul arhivării electronice este necesară garantarea protecției împotriva atacurilor cibernetice.

Sfaturi și trucuri utile pentru păstrarea și arhivarea documentelor contabile

Păstrarea și arhivarea documentelor contabile presupune respectarea unor reguli simple. Aceste sfaturi și trucuri s-ar putea să îți fie de folos:

• Organizează documentele contabile pe baza unor criterii logice pe care să le cunoască și să le folosească toți cei care lucrează în departamentul contabilitate.
• Folosește dosare colorate în mod diferit și etichetează-le la vedere.
• Pentru fiecare dosar în parte adaugă un Opis pentru a ține evidența documentelor pe care le conține.
• Ai posibilitatea de a întocmi un opis virtual al documentelor pe care le-ai depozitat în format fizic pentru a le identifica cu mai mare ușurință și pentru a menține mai ușor ordinea și evidența lor.
• Pentru cele mai importante documente realizează copii și depozitează-le într-un loc sigur.

Păstrarea în siguranță și arhiva documentelor contabile este esențială atunci când vine vorba despre o firmă sau o companie. Organizarea și protejarea acestora reprezintă o modalitate simplă prin care eviți complicațiile dat fiind faptul că recuperarea unor acte rătăcite sau deteriorate este destul de complicată și poate pune în dificultate activitatea unei firme.