Înainte de prima factură, firma trebuie să fie înființată și înregistrată corect, să aibă datele de identificare confirmate, regimul de TVA clar, o serie și un număr de pornire stabilite și un program sau un șablon în care documentul să poată fi întocmit și păstrat. Cele mai multe greșeli ale începătorilor nu țin de calcul, ci de pregătire: se grăbesc să emită și abia apoi descoperă ce le lipsea. Mai jos sunt erorile care se repetă cel mai des și modul simplu de a le evita.
Greșeala 1: emiți înainte să ai toate datele firmei confirmate
Se întâmplă ca primul client să ceară factura în aceeași zi în care firma abia a început să funcționeze. Entuziasmul duce la completarea din memorie: o denumire scrisă altfel, un cod greșit, un sediu nepotrivit. Soluția este să ai la îndemână documentele de înființare și să copiezi datele exact, nu să le reconstitui. Verifică denumirea cu forma juridică, codul de identificare fiscală, numărul de ordine din registrul comerțului și adresa sediului social.
Greșeala 2: nu clarifici regimul de TVA
Dacă firma este sau nu plătitoare de TVA schimbă aspectul facturii și obligațiile ulterioare. Nu presupune și nu copia modelul altei firme. Întreabă contabilul ce regim ai, de când se aplică și ce mențiuni trebuie să apară pe document. O factură emisă cu cota greșită sau cu menționarea greșită a regimului se corectează mai greu decât se întocmește bine de la început.
Greșeala 3: ignori numerotarea și seria
Facturile au o serie și un număr care se succed în ordine. Mulți începători aleg un număr la întâmplare sau reiau aceeași numerotare după o greșeală, iar apoi apar duplicate sau goluri. Stabilește de la început seria, numărul de pornire și cine are dreptul să emită. Dacă lucrezi cu mai multe puncte de lucru sau mai multe tipuri de activități, discută cu contabilul dacă merită serii separate. Odată alese, nu le schimba fără motiv.
Greșeala 4: descrieri neclare ale bunurilor sau serviciilor
O linie precum „servicii” sau „marfă” nu spune nimic clientului și nici contabilului. Descrie ce ai livrat și, dacă e cazul, perioada, proiectul sau comanda la care se referă. Descrierea bună ajută la plată, pentru că departamentul clientului poate asocia factura cu un contract, și te protejează dacă se pune ulterior întrebarea ce ai vândut de fapt.
Dacă prestezi servicii recurente, folosește o formulare constantă de la o lună la alta, cu perioada modificată. Astfel clientul recunoaște imediat documentul, iar echipa lui nu pierde timp cu verificări suplimentare. La produse cu denumiri tehnice, adaugă codul sau denumirea folosită în comandă, ca să se potrivească fără echivoc.
Greșeala 5: amâni sau uiți termenul de emitere
Factura se emite într-un interval legat de momentul livrării sau prestării. A o lăsa pe „mai târziu” poate crea probleme atât ție, cât și clientului, mai ales dacă acesta trebuie să-și încadreze cheltuielile într-o perioadă anume. Notează în calendar zilele de facturare și, dacă lucrezi cu abonamente, programează emiterea recurentă. Dacă ai dubii în privința termenului aplicabil unei operațiuni, întreabă contabilul.
Greșeala 6: nu ți-ai pregătit circuitul electronic
Pentru multe firme, factura nu mai este un simplu PDF trimis prin e-mail, ci un document care trece printr-un sistem de validare. Dacă nu te-ai familiarizat cu acest circuit, prima factură poate fi respinsă sau poate rămâne nefinalizată. Înainte de lansare, parcurge pașii și validările din explicația despre trimiterea unei facturi în e-Factura și fă un test, dacă ți se permite, cu un caz real sau cu date de probă. Astfel afli din timp unde ai nevoie de ajutor.
Lista de verificare înainte de primul clic pe „emite”
- Firma este înființată, iar datele de identificare sunt copiate din acte.
- Regimul de TVA este confirmat de contabil.
- Seria și numărul de pornire sunt stabilite.
- Datele clientului au fost verificate recent.
- Descrierea și prețul corespund ofertei sau contractului.
- Termenul de plată și contul bancar sunt corecte.
- Știi unde se salvează documentul și cine îl trimite contabilului.
Cum arată o primă factură bine pregătită
Cea mai bună primă factură este una plictisitoare: fără corecturi, fără întrebări de la client, fără telefoane de la contabil. Ea apare când ai făcut munca de pregătire cu câteva zile înainte, nu în ziua livrării. Fă un exercițiu: emite o factură de probă în program, trimite-o doar colegilor sau contabilului și cere-le să caute ce nu înțeleg. Reacțiile lor îți arată ce trebuie îmbunătățit.
Păstrează la îndemână și un model de factură aprobat de contabil, pe care să îl reiei de fiecare dată. Un șablon verificat o singură dată îți scutește atenția pentru ce se schimbă real de la o factură la alta: client, sume, descriere.
Pregătește și un mic dosar al facturii: oferta acceptată, contractul sau comanda, dovada livrării sau a prestării și, la final, confirmarea plății. Dacă ceva nu se potrivește între aceste piese, afli înainte să apară o dispută. Obișnuința aceasta, luată de la prima factură, se menține apoi pe tot parcursul activității firmei.
Dacă ai nevoie de o imagine mai largă asupra obligațiilor legate de documentele electronice și de raportări, poți consulta și materialele despre e-Factura și raportări, unde temele sunt explicate separat, cu exemple.
Când ceri ajutor
Nu ești obligat să știi totul de la început. Contabilul te poate ghida în primele luni, iar o singură oră de consultanță la început costă de regulă mai puțin decât corectarea mai multor documente. Dacă observi o greșeală după emitere, tratează-o rapid și calm: anunță clientul, corectează prin procedura potrivită și notează lecția. Fiecare firmă a avut o primă factură cu probleme; diferența o face cât de repede învață din ea.
