Stilurile de titlu sunt formatări predefinite, numite de obicei Titlu 1, Titlu 2 și Titlu 3, care spun editorului de text ce rând este un capitol și ce rând este un subcapitol. Un titlu făcut doar cu litere mai mari și îngroșate arată la fel, dar programul îl tratează ca pe un paragraf obișnuit. Diferența apare la documentele lungi: doar titlurile marcate cu stiluri pot genera un cuprins automat, un panou de navigare și semne de carte în fișierul PDF.
Ce sunt stilurile de titlu și prin ce diferă de formatarea manuală?
Un stil de titlu este un set de reguli salvat sub un nume, care cuprinde fontul, mărimea, spațierea și nivelul în structura documentului. Formatarea manuală schimbă doar aspectul, fără să adauge informația despre nivel.
Avantajul practic se vede la modificări: dacă toate capitolele trebuie să aibă alt font, se modifică o singură dată stilul Titlu 1, iar schimbarea se aplică în tot documentul. Cu formatare manuală, fiecare titlu trebuie corectat separat, cu riscul de a rămâne diferențe.
Cum se aplică corect nivelurile de titlu?
Nivelurile se aplică în ordinea logică a documentului, fără salturi: după un Titlu 1 urmează un Titlu 2, nu direct un Titlu 3.
| Stil | Utilizare | Exemplu într-un raport |
|---|---|---|
| Titlu 1 | Capitolele principale | 2. Analiza rezultatelor |
| Titlu 2 | Secțiunile unui capitol | 2.1. Rezultatele pe regiuni |
| Titlu 3 | Subsecțiunile, folosite rar | 2.1.1. Regiunea de nord |
| Normal | Textul obișnuit | Paragrafele de explicație |
Pentru cele mai multe documente de birou, două niveluri sunt suficiente. Un al patrulea nivel semnalează de regulă o structură prea fragmentată, care ar fi mai clară reorganizată.
Cum se creează cuprinsul automat?
Cuprinsul automat se inserează din meniul de referințe sau de inserare al editorului, după ce toate titlurile au primit stilurile corespunzătoare.
- Se aplică stilurile Titlu 1 și Titlu 2 tuturor capitolelor și secțiunilor.
- Cursorul se așază pe pagina destinată cuprinsului, de obicei după pagina de titlu.
- Se alege comanda de inserare a cuprinsului și numărul de niveluri afișate.
- Se verifică dacă toate capitolele apar și dacă numerele de pagină corespund.
În versiunea electronică, fiecare rând din cuprins funcționează ca link către capitolul respectiv, ceea ce face documentul ușor de parcurs pe ecran.
De ce nu se schimbă cuprinsul după modificarea documentului?
Cuprinsul automat nu se actualizează singur în timpul scrierii, ci la comanda de actualizare. Editorul oferă de obicei două variante: actualizarea doar a numerelor de pagină sau a întregului cuprins.
Prima variantă este suficientă când s-a adăugat doar text. A doua este necesară când s-au adăugat, șters sau redenumit titluri. Actualizarea finală se face înainte de salvarea în PDF sau de tipărire, altfel cuprinsul poate trimite la pagini greșite.
Ce alte setări fac un document lung ușor de gestionat?
Pe lângă titluri, câteva setări înlocuiesc obiceiuri care strică aspectul la fiecare modificare a textului.
- Saltul de pagină în loc de multe apăsări pe Enter, ca un capitol să înceapă mereu pe pagină nouă.
- Spațierea după paragraf definită în stil, în locul rândurilor goale.
- Numerotarea automată a capitolelor, legată de stilurile de titlu, care se reface singură la mutarea unei secțiuni.
- Panoul de navigare, care afișează structura și permite mutarea unui capitol întreg prin tragere.
Un document cu structură clară este și mai accesibil: programele de citire a ecranului folosite de persoanele cu deficiențe de vedere recunosc titlurile marcate cu stiluri și permit salturi între ele.
Cum se păstrează formatarea la lucrul în echipă?
La un document scris de mai multe persoane, formatarea rămâne unitară dacă toți folosesc aceleași stiluri, iar textul copiat din alte surse se lipește doar ca text simplu. Altfel, fiecare fragment aduce cu el fonturi și spațieri proprii.
Structura pe capitole ajută și la redactare, nu doar la aspect, după cum arată ghidul despre un raport sau o prezentare de impact și cel despre abilitățile de scriere creativă și tehnică. Folosirea stilurilor ține de abilitățile digitale pe care orice angajat de birou le exersează zilnic, iar versiunile intermediare ale unui document lung merită păstrate după regula 3-2-1 a copiilor de rezervă.
